VOCÊ CONHECE SEU PRÓPRIO NEGÓCIO?

À primeira vista, a resposta parece óbvia.  Afinal, quem conhece melhor um negócio do que seu próprio dono?

Conhecer seu negócio enquanto ele é pequeno e simples até que é fácil. Porém, na medida em que cresce e se torna mais complexo, torna-se mais e mais difícil saber tudo o que se passa. Numa empresa familiar, a tendência é que cada membro acabe tomando conta da parte do negócio com a qual mais se identifica, ou que tem mais facilidade. É o pai que lida melhor com os compradores, a mãe que cuida primorosamente das contas a pagar, o irmão que entende bem do manuseio com o produto, a filha que faz tudo o que é preciso no computador… e todos juntos naquilo que precisa de mais do que um par de mãos. Todos juntos são mais fortes e mais capazes do que a soma de todas as partes, e isso é ótimo.

Mas chega o dia em que a memória e a atenção não são suficientes para abraçar tudo. Aquela conversa que definiu a quantidade de produto para certo cliente ficou perdida entre outros tantos compromissos, por exemplo. O cliente que comprou mês passado, mas não comprou esse mês não é percebido. Então, a informação que antes podia ser não estruturada, informal, já não pode mais ser assim. A segunda etapa da informação gerencial é sua estruturação em papel. Listas e agendas servem de suporte para que todos na empresa sejam capazes de fazer não somente suas próprias atividades, como também auxiliar quem está mais sobrecarregado ou ausente por qualquer motivo.

O negócio cresce em tamanho e complexidade. As informações passam para o computador, na forma de planilhas e arquivos de texto. Os pedidos são feitos por e-mail, ou pelo aplicativo do celular. Mais pessoas trabalham na empresa, o núcleo familiar tornou-se pequeno para dar conta de tudo. Seu principal cliente, aquela empresa grande, exige que os pedidos sejam feitos por um sistema específico. O governo exige emissão de Nota Fiscal Eletrônica, entre outras coisas. Além de estruturada, a informação passa a ser digital.

Assim como o pai não contava para seu concorrente por quanto negociava a saca de seu produto, as informações estratégicas devem ser protegidas no ambiente digital. Assim como a agenda com os telefones dos clientes e fornecedores tinha uma cópia para o caso de ser extraviada, o sistema deve ter uma política de cópias de segurança (back-up) sólida e funcional. A informação de cada área permanece onde é usada e só é acessível para quem precisa.

Mesmo enquanto seu negócio ainda é pequeno, sempre é possível e desejável organizar as informações para sejam corretas, estejam no lugar certo para serem usadas somente por quem precisa, e seguras para não serem perdidas ou roubadas. A tecnologia usada para isso não precisa ser cara e nem complicada. Basta ter clareza do que se precisa para buscar as alternativas adequadas, dentro da capacidade da empresa, com um olho na realidade atual e outro no futuro.

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