Gerenciamento de Portfólio e Projetos como Alavanca para Empresas Familiares

Projetos, por definição do Project Management Institute (PMI), são empreendimentos temporários para criar um produto, serviço ou resultado único. Dessa forma é natural que estejam presentes em todas as organizações, inclusive nas empresas familiares. O desenvolvimento de um novo produto ou serviço; as iniciativas para expansão de mercado; uma nova campanha de marketing; a aquisição e instalação de novos equipamentos; a instalação de um sistema de gerenciamento, são alguns exemplos de projetos, que possivelmente, ao menos um, aconteceu em sua empresa nos últimos anos.

Algumas das questões a serem abordadas são: será que estamos fazendo os projetos mais adequados para a empresa? Os projetos estão trazendo o retorno esperado para o negócio? O tempo que estamos demorando para entregar os projetos está trazendo vantagem para a empresa? Estamos cumprindo o orçamento previsto para cada projeto? Conduzimos projetos de maneira organizada e com clara comunicação dentro da empresa?

As respostas para essas perguntas são muito relevantes, pois impactam diretamente a competitividade de sua empresa, e sem um gerenciamento de portfólio e projetos proativo e qualificado, há grande chance de não serem positivas.  De acordo com o CHAOS Report 2015, que considerou uma amostra de 50.000 projetos de todos os tipos, tamanhos e continentes, 19% dos projetos foram cancelados antes de sua conclusão; 52% tiveram ao menos uma divergência com orçamento, atrasos ou resultados esperados; e apenas 29% tiveram sucesso, sendo entregues dentro do orçamento, no prazo e atingindo os resultados. Nesse ponto, destaca-se que o custo dessas falhas e o estouro de orçamento são apenas a ponta do iceberg, pois não estão computadas as oportunidades perdidas e não mensuráveis.

Como todos sabemos, os recursos são limitados, sejam eles financeiros ou força de trabalho, e sua otimização é fundamental para colocar a estratégia da empresa em execução. O gerenciamento de portfólio é importante para organizar todas as iniciativas, analisar as que apresentam maior correlação com a estratégia da empresa, avaliar os projetos que vão trazer maior retorno, e priorizar os projetos mais adequados ao negócio. Por sua vez o gerenciamento de projetos é essencial para fazer com que a implantação desses projetos seja bem-sucedida, de modo que entreguem os resultados esperados, no tempo adequado, dentro do orçamento e utilizando os recursos da melhor maneira.

Os projetos são meios para transformar as operações das empresas e adequá-las aos objetivos estratégicos. Dessa forma, o gerenciamento de portfólio e projetos são fundamentais para esse alinhamento entre estratégia e operação, sendo importante alavanca para a competitividade das empresas, inclusive para as empresas familiares. E sua empresa? Está realizando projetos que contribuem com sua estratégia? Está tendo bom desempenho nos seus projetos?

Observando os aspectos abordados verifica-se que as empresas familiares apresentam algumas alternativas para obter os benefícios do gerenciamento de portfólio e projetos, as quais devem ser avaliadas de acordo com as necessidades e particularidades do negócio. Para empresas com alta demanda de projetos e com significativa complexidade, talvez o melhor caminho seja a estruturação de um escritório de projetos, tendo como responsabilidade o gerenciamento do portfólio e o apoio técnico no gerenciamento dos projetos. Por outro lado, para aquelas que optarem por não aumentar sua estrutura organizacional, alternativas de menor custo, como a capacitação da equipe em gerenciamento de projetos e a contratação de assessorias ou consultorias sob demanda, podem ser consideradas e trarão benefícios.

 

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