Abordagem do Ciclo PDCA na Gestão de Projetos

“Que desempenho incrível! Os resultados do projeto foram excepcionais!”

Imagine só você compartilhando desta vitória com os seus colegas de trabalho; e mais, os negócios da sua área/empresa indo super bem? Então, você consegue! E a gestão de projetos é uma maneira eficaz para se criar e aprimorar processos ou ações pontuais na empresa. Mas para isso, é fundamental ter duas coisas em mente:

• Utilizar uma metodologia adequada para o desenvolvimento do projeto é um bom caminho, e iremos exemplificá-la abaixo;
• E é necessário estar comprometido durante todo o ciclo do projeto.

O ciclo PDCA é uma ótima ferramenta de gestão de projetos e, por isso, resolvi compartilhar contigo. Resumindo, o PDCA é um método de solução de problemas que apoia gestores desde a elaboração de um projeto até o alcance de seus resultados, de forma eficiente e clara.

A metodologia, em questão, se divide em quatro etapas que são consecutivas:

– P: Plan | Planejar

– D: Do | Executar

– C: Check | Verificar

– A: Act | Atuar

Vale ressaltar que é recomendável reservar uma boa parte do tempo disponível para o planejamento (P) do projeto. Mas, por quê?

O seu (projeto) sucesso começa pela correta definição da #meta durante a etapa de planejamento, que na minha concepção baseado em leituras e na experiência que tive consiste em:

Meta = Objetivo + Valor + Prazo

Isto é, a Meta é definida através da seleção do Objetivo que se pretende alcançar com o projeto e que tenha um Valor positivo ao negócio, dentro do prazo determinado pelo responsável do projeto (ou time).

Assim, ao passo que você faz um planejamento (P) bem estruturado do seu projeto, isto é, identifica e prioriza os problemas, realiza a análise do fenômeno estudado, elenca as causas do problema e define os planos de ação de maneira cuidadosa, você evita retrabalho futuro. E há diversas ferramentas que podem ser utilizadas no planejamento (P) do projeto, como a “Espinha de Peixe” e a “Matriz GUT” na análise de processos, e o “5W2H” para a definição planos de ação e indicadores a serem trabalhados.

Com isso, você passa para a execução (D) dos planos de ação do projeto, ou seja, coloca o objetivo em prática. Após executar (D), você verifica (C) os resultados obtidos com os indicadores estipulados na etapa de planejamento (P). Caso os resultados não estejam satisfatórios, você analisa os pontos falhos, conserta e volta para a execução (D) até que atinja resultados desejados dentro do prazo estipulado na meta.

Por fim, vem a etapa de atuação (A), na qual você padroniza os processos para que outras pessoas tenham noção de como fazer as atividades estipuladas no projeto, isto é, cria manuais, catálogos e/ou tutoriais para os pares. No entanto, caso os resultados do projeto não atinjam as expectativas, você deve rever todas as etapas e analisar o que realmente é cabível para ser refeito e/ou adaptado; dessa forma, você reinicia o ciclo novamente.

Com a ferramenta PDCA, a chance de você concluir o projeto com sucesso é grande e com ela você também pode trazer estabilidade para problemas recorrentes em seu negócio. Mas lembre-se que os processos do seu negócio nunca param e é provável que ocorram mudanças ao longo do tempo. Assim, é preciso foco e adaptação a novos cenários, então nunca desista!

 

Referências: Mereo Consulting; William Edwards Deming; Walter Andrew Shewhart; Charles Higgins Kepner & Benjamin Tregoe; Kaoru Ishikawa.

 

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